ECM Workflow-Entwicklung
Digitalisierung von Antrags- und Genehmigungsprozessen durch automatisierte ECM-Workflows.
Über das Projekt
Nach erfolgreicher Einführung der ECM-Software wurden zahlreiche Workflows entwickelt, um Geschäftsprozesse zu automatisieren und die Effizienz im Unternehmen zu steigern. Der Fokus lag primär auf der Digitalisierung von Antragsprozessen mit ihren zugehörigen Genehmigungsworkflows.
Digitalisierte Prozesse:
Urlaubsantrag und Änderungsantrag: Vollständig digitaler Antragsprozess mit automatischer Weiterleitung an Vorgesetzte, Stellvertreterregelung bei Abwesenheit und automatischer Archivierung nach Genehmigung.
Reisekostenabrechnung: Erfassung von Reisekosten mit Beleganhängen, mehrstufiger Genehmigungsprozess und Integration mit der Buchhaltung.
Zeitenkorrektur: Workflow für die Beantragung und Genehmigung von nachträglichen Zeitkorrekturen in der Arbeitszeiterfassung.
Weitere Antragstypen: Diverse zusätzliche Prozesse wurden nach dem gleichen Muster digitalisiert – strukturierte Erfassung, automatische Weiterleitung, transparenter Status und revisionssichere Archivierung.
Jeder Workflow umfasst automatische Benachrichtigungen, Eskalationen bei Überschreitung von Fristen und vollständige Nachvollziehbarkeit aller Entscheidungen.
Highlights
- Vollständige Digitalisierung papierbasierter Antragsprozesse
- Mehrstufige Genehmigungsworkflows mit Stellvertreterregelung
- Automatische Benachrichtigungen und Fristüberwachung
- Revisionssichere Archivierung aller Vorgänge
Herausforderungen
Abbildung komplexer Genehmigungshierarchien. Handhabung von Stellvertretern und Abwesenheiten. Change Management bei etablierten Papierprozessen.
Ergebnisse
Deutlich beschleunigte Durchlaufzeiten. Eliminierung von Medienbrüchen. Volle Transparenz über alle Vorgänge.
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