AI Backend

AI Lead Management Platform

KI-gestützte Plattform für automatisierte Lead-Erfassung, intelligentes Ranking und individualisierte Anschreiben-Generierung mit agentenbasiertem Chat-Assistenten.

Dauer 2026

Über das Projekt

Als Freelancer-Tandem ist die systematische Akquise von Projektleads entscheidend – aber auch extrem zeitaufwändig. Plattformen wie Freelancermap oder Freelance.de veröffentlichen täglich hunderte Ausschreibungen, die manuell gesichtet, bewertet und mit individuellen Anschreiben beantwortet werden müssen. Pro Lead fallen schnell 30–60 Minuten an – bei dutzenden Leads pro Woche ein erheblicher Engpass.

Die Lösung

Die IF Lead Management Platform automatisiert diesen gesamten Prozess Ende-zu-Ende: Von der automatisierten Erfassung der Leads über eine KI-gestützte Relevanz- und Prioritätsbewertung bis hin zur vollständigen Generierung hochindividueller Anschreiben – inklusive interaktivem Chat-Assistenten zur Feinjustierung und professionellem PDF/Word-Export.

Web Scraping Pipeline

Ein eigenentwickelter Scraper überwacht kontinuierlich Freelancer-Plattformen und erfasst neue Projektausschreibungen. Über eine gesicherte API (API-Key-Authentifizierung) werden die Leads automatisch in die Plattform importiert. Ein Delta-Mechanismus stellt sicher, dass nur neue Leads verarbeitet werden – bereits bekannte Ausschreibungen werden dedupliziert.

KI-gestütztes Ranking

Jeder eingehende Lead wird automatisch durch einen Azure OpenAI-basierten Bewertungsalgorithmus analysiert. Das System prüft die Ausschreibung gegen ein detailliertes Kompetenzprofil und klassifiziert nach Relevanz (relevant/nicht relevant) und Priorität (High, Medium, Low). Zu jeder Bewertung wird eine nachvollziehbare Begründung generiert – warum der Lead passt oder nicht.

Agentenbasierte Anschreiben-Generierung

Das Herzstück der Plattform ist ein LangChain-basierter Agent, der hochindividuelle Anschreiben generiert. Der Agent hat Zugriff auf Tools: Er kann CV-Details abrufen und aus einer Datenbank vergangener Projekte die relevantesten Referenzen für den jeweiligen Lead selektieren. Das Anschreiben wird in strukturierten Sektionen generiert (Anrede, Einleitung, Referenzen, Konditionen, Abschluss) und unterstützt zwei Bewerbungstypen: Solo & Tandem.

Interaktiver Chat-Assistent

Über ein Chat-Interface können generierte Anschreiben iterativ verfeinert werden. Der Nutzer kann einzelne Sektionen gezielt anpassen lassen. Der Agent berücksichtigt dabei die gesamte Konversationshistorie und die aktuellen Sektionen. Jede Version wird versioniert gespeichert und kann wiederhergestellt werden.

PDF- und Word-Export

Fertige Anschreiben werden als professionell formatierte PDF-Dokumente bereitgestellt. Bei Bedarf können sie auch als editierbare Word-Datei exportiert werden.

Highlights

End-to-End-Automatisierung: Web Scraping → KI-Ranking → Anschreiben-Generierung
LangChain-Agent mit Tool-Integration (CV-Abruf, Projektreferenz-Matching)
KI-Relevanz-Scoring mit nachvollziehbarer Begründung und Priorisierung
Interaktiver Chat-Assistent zur iterativen Anschreiben-Verfeinerung mit Versionierung
Professioneller PDF/Word-Export

Herausforderungen

Entwicklung eines Bewertungsprompts, der zuverlässig zwischen relevanten und irrelevanten Leads unterscheidet und konsistente Priorisierungen liefert. Agentendesign für kontextreiche Anschreiben: Der Agent muss Lead-Beschreibung, CV-Daten und passende Projektreferenzen zu einem kohärenten, individuellen Anschreiben verdichten. Balance zwischen Automatisierung und menschlicher Kontrolle: vollautomatische Generierung bei gleichzeitiger Möglichkeit zur manuellen Feinjustierung.

Ergebnisse

Reduktion des Zeitaufwands pro Bewerbung von 30–60 Minuten auf unter 5 Minuten. Konsistente, professionelle Anschreiben mit automatisch ausgewählten, passenden Projektreferenzen. Vollständige Versionierung aller Anschreiben-Iterationen. Skalierbare Pipeline für die kontinuierliche Lead-Verarbeitung.