Einführung einer ECM-Software
Konzeption und Einführung eines Enterprise Content Management Systems mit abteilungsspezifischer Strukturierung.
Über das Projekt
Ein Unternehmen benötigte ein zentrales System für die Verwaltung von Dokumenten und Informationen. Die bisherige Ablage in Dateiordnern und E-Mail-Postfächern führte zu Informationssilos, erschwerter Zusammenarbeit und mangelnder Nachvollziehbarkeit.
Im Rahmen dieses Projekts wurde eine ECM-Software eingeführt und für die spezifischen Anforderungen des Unternehmens konfiguriert:
Abteilungsspezifische Strukturierung: Für jede Abteilung wurde eine passende Ablagestruktur konzeptioniert – angepasst an die jeweiligen Dokumententypen, Metadaten-Anforderungen und Zugriffsberechtigungen.
Konzeption und Rollout: Von der initialen Anforderungsanalyse über die Strukturkonzeption bis hin zur schrittweisen Einführung in den Abteilungen wurde das gesamte Projekt begleitet.
Automatisierungsworkflows: Erste Automatisierungen für wiederkehrende Prozesse wurden entwickelt, um die Effizienz von Beginn an zu steigern.
Highlights
- Ganzheitliche Einführung eines ECM-Systems
- Abteilungsspezifische Strukturkonzeption
- Berechtigungskonzept für verschiedene Nutzergruppen
- Erste Automatisierungsworkflows
Herausforderungen
Change Management für neue Arbeitsweisen. Abstimmung verschiedener Abteilungsanforderungen.
Ergebnisse
Zentrale, strukturierte Dokumentenablage. Verbesserte Zusammenarbeit zwischen Abteilungen. Nachvollziehbare Dokumentenhistorie.
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